Um impulso para o ambiente virtual. Será?

Os impactos do coronavírus estão apenas começando, e os sinais já são bem visíveis em todo o mundo, afetando o comércio e a indústria globalmente.

Esta situação desafia empresas, indústrias, escolas, ONGs e órgãos públicos a mudarem sua forma rotineira de operar. Soluções de emergência estão sendo aplicadas para proteger os colaboradores, na tentativa de limitar a expansão e contágio do vírus. Nos Estados Unidos a maioria das viagens de negócios estão suspensas, e um enorme contingente de pessoas estão sendo solicitados a trabalhar a partir de suas próprias casas. O mesmo ocorre na Europa e Ásia.

Alguns podem pensar que este será um bom impulso para o trabalho remoto, utilizando o ambiente online ou virtual, como alguns preferem.

Minha opinião vai muito ao encontro de Magda Sowierszenko, Head of Marketing and Communications na Remote-How. Em seu excelente artigo (link aqui) ela diz:

“Sempre dissemos isso e repetiremos novamente: você não pode simplesmente dar às pessoas laptops, enviá-las para casa e esperar que elas descubram como trabalhar juntas organicamente. A implementação bem-sucedida do trabalho remoto requer orientação, ajustes de processos, auditoria de software e hardware e preparação. Feito de forma inadequada e tratado como uma solução de emergência temporária, o trabalho remoto pode se tornar extremamente ineficaz e criar expectativas ruins e frustrações em torno desse estilo de trabalho. Muitas empresas não estão prontas para enviar suas equipes ou departamentos inteiros para trabalhar em casa. Se elas falharem nesse “experimento”, vão concluir que o trabalho remoto não é tão eficaz quanto trabalhar em um escritório. A verdade aqui é que eles não estavam preparados para serem eficazes.” (retirado do artigo de Magda Sowierszenko)

Por experiência própria, sei que é muito desafiador estar distante geograficamente (no meu caso 10.000km) de parceiros, colaboradores e clientes. Leva um tempo até se acostumar com este novo cenário. É fundamental desenvolver novas habilidades, sendo uma das principais a forma e a qualidade da comunicação.

Em uma situação de emergência, migrar às pressas para o ambiente online pode ser desastroso para grupos e organizações despreparadas. Quando digo despreparadas, me refiro a dois elementos fundamentais por vezes negligenciados: Tecnologia e Metodologia.

Tecnologia é fundamental. Não se arrisque desnecessariamente…

Tecnologia
Da mesma forma que o equipamento de respiração é fundamental para o mergulho submarino, a tecnologia é fundamental para o trabalho remoto. A escolha das ferramentas vai influenciar tremendamente a qualidade do processo. Tudo pode se tornar muito simples e fácil, ou não…

Estamos completamente cercados de aparelhos conectados a internet, e temos disponíveis uma multiplicidade de aplicativos de comunicação. Isto pode levar as pessoas a não escolher de forma cuidadosa, comparando e testando as opções, e principalmente, verificando a aderência e usabilidade junto ao seu público.

Nas maioria das vezes o que precisamos é menos do que parece. Uma reunião utilizando o software Zoom resolve a maior parte das necessidades de uma vídeo-conferência, em especial pela capacidade de organizar as salas separadas (breakout rooms). Se pudesse dar uma única dica, seria “menos é mais”. A simplicidade de uso vale mais do que incríveis funcionalidades.

Metodologia
Apesar da tecnologia ser um elemento fundamental, ela não corrige maus hábitos. Os bons e maus hábitos do ambiente presencial serão levados para o ambiente online.

Se a maioria das reuniões de trabalho são improdutivas, não será diferente migrando para o ambiente digital. Cheque aqui este Relatório do Doodle, especialmente a aba ‘Personal Impact of Meetings’. Na minha experiência, já vi reuniões no ambiente online se tornarem ainda piores, e muito mais rapidamente.

Curiosamente, no ambiente virtual as pessoas têm a possibilidade de ‘escapar’ mais facilmente de uma reunião mal organizada, improdutiva, ou sem sentido. Basta colocar a culpa na tecnologia, ou no fornecimento de energia e ‘sair da sala’…;-)

A grande vantagem do ambiente virtual é que as organizações têm a oportunidade de rever suas práticas, re-acordar a ‘etiqueta’, e criar novos rituais.

Dentre as práticas de Facilitação de Grupo, destaco as Estruturas Libertadoras (Liberating Structures). Falo mais sobre elas em outro artigo (link aqui). Conhecendo melhor as Estruturas Libertadoras, se tornou parte fundamental da minha prática:

» Definir claramente o propósito de cada etapa da reunião (e não somente da reunião como um todo);
» Micro-estruturar cada interação do grupo, buscando engajar todos os participantes em todos os momentos;
» Equilibrar as interações de grupo com momentos de silêncio e auto-reflexão;
» Ampliar a conexão entre as pessoas E o foco nos objetivos.

Concluindo…

A crise atual empurra as organizações e pessoas para o ambiente virtual. Para que esse impulso seja positivo, recomendo um pouco mais de cuidado e atenção na tecnologia (escolha de recursos) e na metodologia (desenho de processos).

Com isso será possível realizar verdadeiras proezas no ambiente online:

» Economizar Recursos (sendo o tempo o mais raro deles atualmente…)
Eliminando os deslocamentos, é possível reunir as pessoas ‘distantes’ com maior frequência sem custos adicionais (ex: Video Conferências por Zoom).

» Aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho em grupo
Reuniões curtas, bem organizadas, inclusivas e produtivas aumentam a vontade de se reunir e de participar (ex: Estruturas Libertadoras).

» Ser mais eficaz na documentação
O conceito de digital first (digital primeiro) se torna valioso quando existe a facilidade em acessar a informação, sejam elas as reuniões gravadas, documentos digitados em tempo real, ou transcrição feita por assistentes virtuais (ex. Google Docs e Fire Flies).

» Incluir mais pessoas nas conversas para tomar melhores decisões
Cada vez mais é essencial envolver mais pessoas e obter mais dados para que as decisões sejam tomadas de maneira informada e rápida. Existem plataformas gratuitas ou de baixo custo (ex: Loomio). Com clientes e parceiros eu uso o GroupMap pela simplicidade, versatilidade e potência.

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Espero que este artigo te ajude a fazer escolhas conscientes, e encontre boas respostas para que nos adaptemos pessoal, social e ambientalmente ao momento que vivemos!

Trabalhando remotamente de forma consistente desde 2015, tive o privilégio de encontrar pessoas incríveis ao longo do caminho que me ensinaram, apoiaram e viveram comigo diversas dores, delícias e surpresas que contribuíram com o meu desenvolvimento. Minha intenção aqui é compartilhar o que venho aprendendo e seguir trocando com a comunidade de Facilitadores.

Fernando Murray Loureiro
Praticante das Estruturas Libertadoras, Designer de Processos de Grupo e Fã da Aprendizagem Experiencial.