4 Desafios na Transição para o Ambiente Virtual
A transição para o ambiente virtual não é algo trivial. Existem diversos desafios, e para muitas organizações este espaço ainda é repleto de dúvidas e inseguranças. É comum ouvir pessoas falando sobre as limitações e dificuldades para o pleno desenvolvimento das atividades como eram realizadas anteriormente. Temos muita empatia com estes relatos, pois sabemos por experiência própria que a mudança é difícil, trabalhosa e desconfortável. Mas sabemos também que a partir de um determinado ponto, esta transição passa a se tornar interessante, e curiosamente divertida.
Neste caminho de transformação e adaptação dos encontros, eventos e reuniões realizados online, grande parte do nosso trabalho é apoiar os profissionais e organizações a ultrapassar as dificuldades. E nestes anos trabalhando com pessoas de diferentes países e culturas percebemos alguns padrões, que identificamos como desafios na transição para o ambiente virtual:
- Ausência do Ambiente Social
- Uso Excessivo de Tecnologia
- Repetição dos velhos hábitos
- Nutrir Confiança e Autonomia
Vamos olhar brevemente cada um destes desafios, para tomar consciência de sua existência e, em seguida, sugerir algumas dicas e passos para superá-los.
No ambiente físico, as conversas informais antes, durante e depois de cada reunião acontecem de forma natural e espontânea ao nos deslocarmos de um encontro para outro. Neste sentido, o ambiente social é muito mais rico presencialmente.
Ausência do Ambiente Social
No ambiente físico, as conversas informais antes, durante e depois de cada reunião acontecem de forma natural e espontânea ao nos deslocarmos de um encontro para outro. Neste sentido, o ambiente social é muito mais rico presencialmente.
Já no virtual, a enxurrada de reuniões via Zoom, Teams e afins se transformou num pesadelo para muitas equipes, literalmente. Em um click se chega em uma nova reunião sem passar por nenhum corredor, e sem uma pausa física e mental. Ao mesmo tempo, que isto é uma enorme vantagem devido a economia de tempo e recursos, é também um enorme desafio pela ausência do elemento social.
Para superar este desafio é preciso estruturar intencionalmente os momentos de conexão e interação informal entre as pessoas. Estes momentos podem acontecer no início, no meio e ao fim de uma reunião. E mesmo sendo breves, se mostram extremamente importantes para revitalizar a todos. Faça pequenos testes, e perceba os resultados nos sorrisos, nos olhares e na energia das pessoas.
No ambiente digital já dependemos na largada de elementos de tecnologia, por exemplo som e vídeo. E talvez pelas múltiplas possibilidades e novidades disponíveis, muitas vezes o uso de tecnologia é excessivo, sem necessariamente gerar melhores resultados.
Uso Excessivo de Tecnologia
No ambiente digital já dependemos na largada de elementos de tecnologia, por exemplo som e vídeo. E talvez pelas múltiplas possibilidades e novidades disponíveis, muitas vezes o uso de tecnologia é excessivo, sem necessariamente gerar melhores resultados.
Estamos falando aqui desde ferramentas para consolidação de ideias a fundos virtuais. Ao longo do caminho sente-se o peso deste excesso. É um equilíbrio delicado, pois se por um lado algumas ferramentas possibilitam alcançar resultados mais rapidamente, por outro lado estas mesmas ferramentas podem reduzir a conexão entre as pessoas, ou mesmo excluir e diminuir a participação pela dificuldade de acesso, ou de uso.
Para superar este desafio é importante ter atenção sempre que se for adicionar uma nova camada de tecnologia entre as pessoas. A regra de ouro é ‘Menos é Mais’. Sempre que for lançar mão de uma ferramenta, cheque se esta vai ampliar a conexão entre as pessoas e/ou possibilitar alcançar resultados de forma mais eficiente. Outra pergunta possível é: “Existe uma forma mais simples e fácil para se chegar ao mesmo resultado?”.
Em um ambiente novo e desafiador temos a tendência a lançar mão de tudo aquilo que já sabemos e que funcionou anteriormente. Entretanto esta lógica pode ser desastrosa…
Repetição dos velhos hábitos
Este talvez seja o maior desafio, pois em um ambiente novo e desafiador temos a tendência a lançar mão de tudo aquilo que já sabemos e que funcionou anteriormente. Entretanto esta lógica pode ser desastrosa, visto que muitos hábitos e rotinas de encontros presenciais simplesmente não funcionam no ambiente virtual.
Como exemplo da repetição destes hábitos gosto de ilustrar com uma experiência pessoal: Certa vez acompanhei um cliente em um evento online que substituiria um evento presencial no começo da pandemia. Logo de início, mesmo sem ter as pessoas ‘na sala’, o cliente compartilhou sua tela com o slide que tinha o nome do encontro, a data e os profissionais que conduziram os trabalhos. Fiquei surpreso, e percebi claramente um hábito trazido do ambiente presencial quando temos aquela ‘tela de abertura projetada na frente da sala’. Esta ação porém limita a conexão entre os participantes ao ‘chegar’ para o evento, pelo simples fato de não ser possível ver facilmente os demais participantes, e a sensação de que alguém vai ‘começar a palestra’.
Uma das melhores formas para superar este desafio, além de observar e aprender com pessoas mais experientes na condução de trabalhos online, é trabalhar em parceria com outros facilitadores e líderes. Observar e trocar abertamente feedbacks sobre o que funciona e o que não funciona, vai te ajudar a aprimorar suas práticas e a descobrir novas possibilidades.
Equipes que já viviam em um ambiente de confiança e autonomia se organizaram rapidamente no início da pandemia. E o contrário também é verdadeiro. O trabalho remoto e distribuído requer em essência confiança e autonomia para funcionar.
Nutrir Confiança e Autonomia
Equipes que já viviam em um ambiente de confiança e autonomia se organizaram rapidamente no início da pandemia. E o contrário também é verdadeiro. Isto se deve ao fato de que o trabalho remoto e distribuído requer em essência confiança e autonomia para funcionar.
Em se tratando de facilitação virtual é importante rever nosso papel e nossa forma de apoiar os grupos em um processo de conversação. Se você tem o hábito de resumir, anotar e sintetizar o que é falado pelos participantes, corre-se o risco de ajudar em excesso o grupo. Por outro lado, se as palavras e ideias não se tornam visíveis e compartilhadas, corre-se o risco de perder o ‘fio-da-meada’.
Um exemplo prático de como nutrir a confiança e criar autonomia durante um evento online é organizar ao longo da agenda o trabalho em pequenos grupos utilizando um documento compartilhado. Desta forma os indivíduos podem colaborar e sintetizar suas ideias sem a presença de um facilitador. Quando reunidos novamente, cada pequeno grupo pode compartilhar suas percepções e ideias com os demais utilizando o documento como referência. Uma das vantagens do trabalho digital é que enquanto os grupos trabalham em um documento compartilhado, é possível acompanhar em tempo real. Uma dica: No caso de compartilhamento em plenária é interessante iniciar com um grupo que tenha desenvolvido bem suas ideias, ajudando a modelar o processo e fortalecer o trabalho dos pequenos grupos.
Espero que estas dicas possam te ajudar a identificar e superar estes desafios, tornando suas reuniões e eventos online mais participativos, produtivos e com muita conexão.
Trabalhando remotamente de forma consistente desde 2015, tive o privilégio de encontrar pessoas incríveis ao longo do caminho que me ensinaram, apoiaram e viveram comigo diversas dores, delícias e surpresas que contribuíram com o meu desenvolvimento. Minha intenção aqui é compartilhar o que venho aprendendo e seguir trocando com a comunidade de Facilitadores.
Fernando Murray Loureiro
Praticante das Estruturas Libertadoras, Designer de Processos de Grupo e Fã da Aprendizagem Experiencial.
